Как выделить VIP-гостя на мероприятии

Как выделить VIP-гостя на мероприятии

Для важных бизнес-форумов и других смежных событий, наличие VIP-гостей — обязательный пункт и, конечно, обязывает к определенным организационным хлопотам. Значимые гости, как правило, статусные и влиятельные фигуры в той или иной отрасли — политики, бизнесмены, научные деятели, селебрити. И естественно, этих персон необходимо выделить среди других спикеров и гостей мероприятия.

Все начинается с приглашения. Если вы организуете бизнес-форум, то, чтобы пригласить VIP-гостя, вам нужно сделать официальное письмо или связаться через его представителя и в дальнейшем оговаривать с ним или с гостем напрямую условия его участия.

Условия могут затрагивать, как финансовую сторону мероприятия, так и организационные моменты. Например, гость может попросить выступить первым среди спикеров или больше потребовать времени на свое выступление, чем это дано в тайминге и т.д.

Когда все сопутствующие вопросы разрешены и пришло время форума, то важно сделать так, чтобы приглашенному гостю было комфортно в течение всего мероприятия, чтобы, ввиду его занятости и важности, все шло четко по регламенту и не доставляло лишних неудобств обеим сторонам. Начните со встречи VIP-гостей.

Как выделить вип гостя

Организуйте трансфер до места мероприятия, желательно назначить сопровождающего — девушку-хостес, которая сможет проводить гостя в зал, проинформировать о тайминге мероприятия, пригласить к фуршету.

В большинстве случаев, VIP-гостям организуют отдельный фуршет, возможно даже в отдельном зале, кабинете и т.д. Стол вип-гостей пестрит многообразием вкусных блюд и закусок, поэтому лучше знать предпочтения заранее и угодить каждому.

Не забудьте сделать бейджи для VIP-гостей, зонировать место их рассадки, представить их публике, указав их звание и регалии. Таким образом, вы сможете выделить значимую персону, создав ей и другим комфортные условия участия в мероприятии.

Помните о том, что важные гости во многом способствуют большому наплыву участников на то мероприятие, куда вы их приглашаете. Поэтому важно указать их в афишах, прописать на сайтах и в соц.сетях, какие именно будут спикеры, чтобы собралась нужная аудитория. В ваших интересах качественно организовать полное сопровождение VIP-гостя от начала, до конца.

На крупных событиях не обойтись без участия ивент-агентств, которые смогут помочь в организации форумов с большим количеством приглашенных гостей, именно поэтому стоит обратиться к ним за помощью, для того, чтобы учесть все организационные моменты, связанные с важными гостями и их сопровождением на мероприятии. Ивент-агентство возьмет на себя не только приглашение вип-гостя, но и позаботится о сохранении его имиджа и вашего мероприятия.

Связаться с нами

 

4 комментария к “Как выделить VIP-гостя на мероприятии”

  1. До недавних пор привилегированными гостями были и звезды, приглашенные для выступления в программе, и самые «нашумевшие» личности. Сейчас угол зрения и приоритетов на VIP гостей стал меняться. Все стали понимать, что внутрикорпоративная приглашенная звезда мероприятия, это высокооплачиваемый, требующий особого внимания и ухода, но все-таки персонал. Звезд следует воспринимать как vip гостей на светских мероприятиях, где они привлекают внимание журналистов и изданий.   Сейчас пришло время интересных, мыслящих, занятых и успешных людей, которые смогли самостоятельно добиться успеха с самых низов и которые теперь сами выбирают те мероприятия, которые действительно интересны по наполняемости. Это богатые в широком понимании этого слова люди, профессионалы, предприниматели. Event-индустрии в связи с этим тоже пришлось изменить свой подход. Дорогие подарки, устрицы, бренд и хорошее вино мало кого интересуют. На смену пришел качественный, продуманный до мелочей контент.

    • На юге России пока еще стараются удивить устрицами и дорогим вином, в силу отсутствия медиаперсон во многих сферах деятельности. А тенденция, о которой вы говорите, очень позитивно влияет на качество мероприятий.

  2. Что касается партнеров, то с ними нужно договариваться заранее. Поиск спонсоров необходимо начинать за 3-4 месяца до мероприятия, спикеров и выступающих за 1 месяц, почетных гостей за 1 месяц.

    • Спасибо за ценный комментарий. Считаем, что спикеров необходимо приглашать заранее, как только решили провести мероприятие, не за один месяц, этого может быть недостаточно.

Оставьте комментарий