Как выделить VIP-гостя на мероприятии

Как выделить VIP-гостя на мероприятии

Для важных бизнес-форумов и других смежных событий, наличие VIP-гостей — обязательный пункт и, конечно, обязывает к определенным организационным хлопотам. Значимые гости, как правило, статусные и влиятельные фигуры в той или иной отрасли — политики, бизнесмены, научные деятели, селебрити. И естественно, этих персон необходимо выделить среди других спикеров и гостей мероприятия.

Все начинается с приглашения. Если вы организуете бизнес-форум, то, чтобы пригласить VIP-гостя, вам нужно сделать официальное письмо или связаться через его представителя и в дальнейшем оговаривать с ним или с гостем напрямую условия его участия.

Условия могут затрагивать, как финансовую сторону мероприятия, так и организационные моменты. Например, гость может попросить выступить первым среди спикеров или больше потребовать времени на свое выступление, чем это дано в тайминге и т.д.

Когда все сопутствующие вопросы разрешены и пришло время форума, то важно сделать так, чтобы приглашенному гостю было комфортно в течение всего мероприятия, чтобы, ввиду его занятости и важности, все шло четко по регламенту и не доставляло лишних неудобств обеим сторонам. Начните со встречи VIP-гостей.

Как выделить вип гостя

Организуйте трансфер до места мероприятия, желательно назначить сопровождающего — девушку-хостес, которая сможет проводить гостя в зал, проинформировать о тайминге мероприятия, пригласить к фуршету.

В большинстве случаев, VIP-гостям организуют отдельный фуршет, возможно даже в отдельном зале, кабинете и т.д. Стол вип-гостей пестрит многообразием вкусных блюд и закусок, поэтому лучше знать предпочтения заранее и угодить каждому.

Не забудьте сделать бейджи для VIP-гостей, зонировать место их рассадки, представить их публике, указав их звание и регалии. Таким образом, вы сможете выделить значимую персону, создав ей и другим комфортные условия участия в мероприятии.

Помните о том, что важные гости во многом способствуют большому наплыву участников на то мероприятие, куда вы их приглашаете. Поэтому важно указать их в афишах, прописать на сайтах и в соц.сетях, какие именно будут спикеры, чтобы собралась нужная аудитория. В ваших интересах качественно организовать полное сопровождение VIP-гостя от начала, до конца.

На крупных событиях не обойтись без участия ивент-агентств, которые смогут помочь в организации форумов с большим количеством приглашенных гостей, именно поэтому стоит обратиться к ним за помощью, для того, чтобы учесть все организационные моменты, связанные с важными гостями и их сопровождением на мероприятии. Ивент-агентство возьмет на себя не только приглашение вип-гостя, но и позаботится о сохранении его имиджа и вашего мероприятия.

Связаться с нами

 

5 комментариев к “Как выделить VIP-гостя на мероприятии”

  1. До недавних пор привилегированными гостями были и звезды, приглашенные для выступления в программе, и самые «нашумевшие» личности. Сейчас угол зрения и приоритетов на VIP гостей стал меняться. Все стали понимать, что внутрикорпоративная приглашенная звезда мероприятия, это высокооплачиваемый, требующий особого внимания и ухода, но все-таки персонал. Звезд следует воспринимать как vip гостей на светских мероприятиях, где они привлекают внимание журналистов и изданий.   Сейчас пришло время интересных, мыслящих, занятых и успешных людей, которые смогли самостоятельно добиться успеха с самых низов и которые теперь сами выбирают те мероприятия, которые действительно интересны по наполняемости. Это богатые в широком понимании этого слова люди, профессионалы, предприниматели. Event-индустрии в связи с этим тоже пришлось изменить свой подход. Дорогие подарки, устрицы, бренд и хорошее вино мало кого интересуют. На смену пришел качественный, продуманный до мелочей контент.

    • На юге России пока еще стараются удивить устрицами и дорогим вином, в силу отсутствия медиаперсон во многих сферах деятельности. А тенденция, о которой вы говорите, очень позитивно влияет на качество мероприятий.

  2. Что касается партнеров, то с ними нужно договариваться заранее. Поиск спонсоров необходимо начинать за 3-4 месяца до мероприятия, спикеров и выступающих за 1 месяц, почетных гостей за 1 месяц.

    • Спасибо за ценный комментарий. Считаем, что спикеров необходимо приглашать заранее, как только решили провести мероприятие, не за один месяц, этого может быть недостаточно.

  3. Полезная инфа. Главное еще нужно правильно отобрать нужных Вип гостей, чтобы мероприятие окупило затраты, или на перспективу дало результат в качестве пиара.

Добавить комментарий для AL Отменить ответ